8 tips inför lönesamtalet med dina medarbetare

Gå en utbildningOm du är ny som chef och ska hålla lönesamtal för första gången – se till att skaffa dig en utbildning i konsten. Det finns både digitala och analoga utbildningar (där man till och med kan få träna med skådespelare). Det är en god investering i både tid och pengar och ger en trygg grund för dig att stå på. Går du en längre ledarutbildning ingår det ofta som en del av utbildningen men det finns också korta utbildningar på några timmar.

Blanda inte ihop lönesamtal med utvecklingssamtalDessa båda samtal har helt olika syften – ett utvecklingssamtal handlar om att gå igenom medarbetarens kompetens, prestation och utveckling framåt. Och vilka mål som ska sättas inför nästa år. Att hålla lönesamtal som chef handlar om att ge feedback på det som gjorts av medarbetaren och gå igenom vad som ligger till grund för lönesättningen och hur den framtida utvecklingen kan se ut.Dessa båda samtal ska alltså hållas vid olika tillfällen, vilket ska kommuniceras med medarbetaren i förväg. 

Gör research inför lönesamtalOm det finns tidigare års anteckningar kring medarbetare, utveckling och lönesättning – läs på! Sätt dig också in i hur ditt företags lönepolicy ser ut, vilka avtal och förmåner finns på företaget. Det är ingen dum idé att göra lite benchmarking också – hur ser löneläget ut i din bransch och på andra företag? Ta gärna hjälp av någon från HR-avdelningen om det finns en sådan. Sist men inte minst – hur ser ditt företags resultat ut för året som gått och hur ser målet ut för det kommande året?

Sätt upp möte med medarbetaren i god tidPå lite större företag kan lönerevisionen ske i två steg: I ett första möte har du en dialog med medarbetaren och informerar om processen. Det andra mötet är ett återkopplingssamtal där den nya lönen meddelas. På mindre företag sker oftast allt vid samma tillfälle. Se till att kommunicera tid och datum inför lönesamtal i god tid till dina medarbetare.

Sätt upp dina egna mål och ramar med lönesättningenVad är förhandlingsbart och vad är inte förhandlingsbart? Finns det ett lönetak som inte kan spräckas?  Vad tycker jag själv att medarbetaren ska ha och hur långt kan jag sträcka mig? Ta dig tiden att fundera på dessa punkter inför lönesamtalet så du har en grund att stå på när samtalet väl äger rum. 

Tydlig agenda och strukturGör en tydlig agenda inför varje lönesamtal som du kommunicerar med medarbetaren initialt. Vad samtalet syftar till, vilka principer och underlag som styr lönesättningen och vad målet med samtalet är. Ett tips för lönesamtal till dig som chefen är att gå igenom företagets lönepolicy med medarbetaren och för en dialog där ni går igenom vad som krävs för en justering av lönen. Lyssna på medarbetarens argument och hens arbetsprestationer i förhållande till lönepolicyn. En vanlig fråga du kan få från medarbetaren kan också vara:”Vad kan jag göra för att höja min lön?” Förbered ditt svar till varje medarbetare om frågan skulle komma – handlar det om vidareutbildning, byte av tjänst, utökat ansvar eller något annat? Ge konkreta tips på vad medarbetaren kan göra för att höja lönen. 

Sätt – och håll – tydliga ramar i dina lönesamtalVilka ramar ska ni hålla er inom? Ett lönesamtal handlar mycket om det rent tekniska i lönesättning (hur ser löneutrymmet ut på företaget, vilken policy som gäller, kollektivavtal och andra lokala avtal) men det är väldigt lätt att hamna in på mer privata frågor som en medarbetare vill väga in i samtalet (exempelvis ”det är svårt att klara ekonomin nu när min partner är arbetslös”). I sådana fall styr du genast tillbaka samtalet till att handla om medarbetarens prestationer och kompetens snarare än person. 

Efter lönesamtal - ÅterkopplingssamtaletDet här är ett viktigt lönesamtals tips till chefen. Under detta samtal är det inte längre en förhandling – den nya lönen meddelas till medarbetaren tydligt och rakt. Undvik att uttrycka dig i procentsatser, uttryck den nya lönen i siffror. Säg inte ”Din löneökning blir 550 kr per månad”. Genom att ange lönen i siffror minskar du risken för missförstånd. Om medarbetaren uttrycker missnöje med den nya lönen – återkoppla till det lönesamtal ni haft och där ni gått igenom lönepolicy, avtal, eventuellt andra förmåner. Och att detta var årets lönesamtal – om ett år är det dags igen och medarbetaren kommer få en ny chans.Stort lycka till!