Jesper Berlin: ”Krisledarskap börjar långt innan krisen.”

De flesta företag har en krisplan. Det är en viktig del av ett ansvarsfullt ledarskap. Men när en oväntad situation uppstår är det sällan planen som är den största utmaningen. Den verkliga prövningen är att avgöra när ett problem håller på att utvecklas till en kris – och att våga agera innan det är för sent. Det är här många organisationer tappar värdefull tid. Inte för att de saknar rutiner, utan för att ingen vet när de ska användas eller vem som har mandat att fatta beslut. Krisledarskap handlar om mer än en krisplanNär företag ser över sin krishantering utgår de ofta från att krisen redan är ett faktum. Roller är fördelade, scenariot är tydligt och alla vet att det är dags att agera. Verkligheten ser sällan ut så. De flesta kriser börjar med en avvikelse, en magkänsla eller ett mindre problem som ingen riktigt vet hur allvarligt det är. Just där avgörs ofta utfallet. Väntar organisationen för länge kan ett hanterbart problem snabbt växa till en omfattande kris. – Kris har de flesta handlingsplaner för. Det svåra är att definiera när det är kris, menar Jesper. Därför behöver din organisation inte bara träna på sina processer. Ni behöver träna på omdöme, beslutsfattande och förmågan att upptäcka signalerna i tid. Mandat är viktigare än manualerEn handlingsplan är värdefull, men bara om någon vågar använda den. I många organisationer eskalerar problem därför att beslut måste lyftas genom flera nivåer innan någon känner att de har mandat att agera. Under tiden fortsätter situationen att utvecklas. Organisationer som lyckas stoppa en kris tidigt har ofta något gemensamt: de har skapat tydliga mandat nära verksamheten. Medarbetare vet när de får fatta beslut, varför de ska göra det och vilket ansvar de har. Jesper Berlin beskriver det enkelt:– Man kanske kan lösa krisen innan det blir en kris bara genom att det är tydligt. Det handlar inte om att fatta fler beslut. Det handlar om att rätt beslut fattas i rätt tid. Det näringslivet kan lära av militärens sätt att tränaInom Försvarsmakten tränar man inte bara på rutiner. Man tränar på ledarskap. Chefer får öva på svåra beslut, utvärdera sitt agerande och göra om. Feedback är en naturlig del av utvecklingen, eftersom målet inte är att undvika misstag – utan att bli lite bättre varje gång. Det finns mycket som näringslivet kan inspireras av. Hur ofta tränar er ledningsgrupp på svåra samtal? Hur ofta diskuterar ni gråzonerna – situationerna där det ännu inte är en kris, men där den skulle kunna bli det? Och hur ofta utvärderar ni inte bara resultatet, utan själva beslutsprocessen? Precis som andra färdigheter utvecklas ledarskap genom träning. Den som övar i vardagen har större möjlighet att agera tryggt när pressen ökar. Kulturen avgör hur organisationen fungerar under pressNär tempot ökar blir kulturen synlig. Om det redan finns tillit, tydlighet och ett klimat där människor vågar lyfta problem kommer det sannolikt också att prägla organisationen under en kris. Men om beslutsvägarna är otydliga och medarbetare tvekar att säga ifrån blir det ofta ännu tydligare när pressen ökar. Jesper Berlin sammanfattar det träffsäkert: – Har man en dålig kultur så kommer den fram så fort krisen kommer. Kultur byggs inte när det brinner. Den byggs i vardagen – genom hur vi ger feedback, hur vi tar ansvar och hur vi leder när allt fungerar som vanligt. Fem frågor att ställa innan nästa krisInnan nästa oväntade situation uppstår kan det vara värt att reflektera över några frågor: Vet våra medarbetare när de har mandat att agera?Tränar våra ledare på svåra beslut – eller bara på processer?Förstår alla syftet bakom de viktigaste besluten i en krissituation?Skulle våra team agera på samma sätt om ledningen inte var på plats?Vilken kultur skulle visa sig om vi hamnade under hård press redan imorgon? Krisledarskap börjar inte när krisgruppen samlas. Det börjar långt tidigare – i hur ledare bygger förtroende, fördelar ansvar och skapar en kultur där människor vågar agera innan ett problem har vuxit sig stort. För organisationer som vill stå starka när omvärlden förändras är det kanske den viktigaste insikten av alla. Vill du ta del av hela poddavsnittet med Jesper? Klicka här!