När genomförs referenstagningen?
Först och främst, när ska du genomföra referenstagningen? Det finns inget generellt svar på när det är bäst att genomföra en referenstagning i en process utan det viktigaste är att inte lägga referenstagningen som ett sista steg av bara gammal princip. Utvärdera och fundera därför var referenstagningen passar bäst utifrån varje process. Om du ska rekrytera kandidater med en kortare, eller kanske ingen, arbetslivserfarenhet så skulle referenstagningen kunna vara fördelaktigt att göra i början av processen och på så sätt utgöra en del i ett urval gentemot kravprofilen.
Inledningen
Inled referenstagningen med att beskriva vilken tjänst kandidaten är aktuell för och också vad den innefattar. På så sätt ger du referenten en bra utgångspunkt för att ge mer träffsäkra svar under referenstagningen.
Förbered dig
Om du ställer förutsägbara frågor till referenten så får du lätt förutsägbara svar. Förbered dig innan med frågor kopplade till tjänsten och gör inte referenstagningen på uppstuds, för det är inte bara en del av rekryteringsprocessen utan även bra information för kommande onboarding. Tänk också på att ställa samma frågor på samma sätt till samtliga kandidaters referenser i en process.
Skalfrågor
Be gärna referenten bedöma kandidaten på den aktuella kompetensen eller situationen genom skalfrågor, exempelvis mellan 1-5 där 1 är instämmer inte alls och 5 är instämmer helt. Varför? Skalfrågor förenklar för dig att jämföra svaren mellan kandidaters referenser, att dra relevanta slutsatser och enligt forskning har mekanisk tolkning av svar har en högre validitet än subjektiv.
Följdfrågor
I samband med att du använder skalfrågor kan du ställa följdfrågor genom att fråga om konkreta exempel för hur kandidaten hanterade specifika situationer eller kompetenser, exempelvis ”Hur bedömer du kandidatens samarbetsförmåga och relation till kollegor? Ge gärna ett exempel” Glöm då inte att definiera de situationer/kompetenser du ställer frågor kring så att du och referensen har samma bild av vad det innebär.
Olika synvinklar
Vid rekrytering av chefer och specialister – använd gärna ett 360-perspektiv, alltså en tidigare chef, en tidigare medarbetare och en tidigare kollega till kandidaten. Är det inte en chefstillsättning är en tidigare chef, samt en tidigare kollega en bra mix för att få olika vinklar.
Ange tidsåtgång
Boka tid för samtal med referenterna och ange också gärna den uppskattade tidsåtgången. På så vis säkerställer du att referenten kan vara fokuserad på samtalet och att du hinner ställa alla dina frågor.