Hyra eller rekrytera?

Har du du ett tillfälligt behov av en chef kan alternativet att hyra en chef via ett rekryterings- och bemanningsföretag vara en lösning. Det går oftast fortare än en traditionell rekrytering, personen kan vara tillgängligt snabbt och till skillnad från en vanlig rekrytering har du inget arbetsgivaransvar. Du får också möjlighet att prova en person under en tid och kan eventuellt erbjuda en anställning senare.

 

Oavsett om du vill hyra eller rekrytera är det viktigt att du noga tänker igenom den nya chefens profil innan du börjar leta.

Hyra eller rekrytera? Är du osäker läs vår guide Bemanningsguiden

Hur rekryterar du den bästa chefen?

När du ska rekrytera en chef gäller det förstås att hitta den bäst lämpade för tjänsten bland de sökande. Det kan vara klurigt – och en felrekrytering kan bli kostsam. Därför gäller det att ha en effektiv process som gör valet enkelt och smidigt.

En strukturerad rekryteringsprocess

Att rekrytera en ny medarbetare handlar inte bara om att fylla en tom stol. Det handlar också om möjligheten att få nya perspektiv på gamla problem, andra erfarenheter och att hitta någon som är med och driver gruppen framåt. Eftersom alla på arbetsplatsen är en del av företaget och bidrar till utvecklingen så är det är viktigt att ha rätt person på rätt plats. Lägg därför lite tid för att få struktur på din rekrytering, vissa väljer att ta hjälp av ett rekryteringsföretag för att säkerställa att rekryteringen blir lyckad och sparar dessutom tid.

Gör en behovsanalys

En behovsanalys handlar om att se över vilka behov tjänsten du efterfrågar uppfyller i företaget. Den gör att du lättare kan komma fram till vad som krävs av en kandidat. En behovsanalys ska få fram både vilka personliga egenskaper och vilka kompetenser som är nödvändiga för jobbet. Syftet är att se vad en person behöver kunna för att klara av att utföra arbetet och även vilket typ av person som behövs för att kunna utveckla arbetsgruppen.

När du utformar behovsanalysen är det bra att fundera på vilka företagets mål är och hur den rekryterade ska kunna hjälpa till att nå dem. Titta på målen för den som ska anställas, varför rekryteras personen och vad behöver personen för egenskaper för att lyckas? Vad behövs för att kunna genomföra arbetsuppgifterna? Kolla gärna med dina medarbetare vad de anser saknas på arbetsplatsen och vilka egenskaper de vill att en chef ska ha för att gruppen ska fungera. När du sammanställt dessa behov kommer det att vara din behovsanalys, som ligger till grund för kravprofilen.

Gör en genomtänkt kravprofil

Kravprofilen är utgångspunkten för att hitta rätt kandidat. I kravprofilen beskriver du tjänsten och vilka arbetsuppgifter som ska ingå, vilken kompetens som krävs för jobbet samt de mål och förväntningar som du har. När du sätter samman kravprofilen gäller det att göra en analys av de behov som tjänsten uppfyller för att komma fram till vilka egenskaper och erfarenheter som krävs. Finns det några specifika kunskapskrav, tidigare chefserfarenhet och personliga egenskaper som ska vara med för att uppfylla kravprofilen?

Utforma en effektiv platsannons

Utifrån kravprofilen utformar du nu din platsannons. I annonsen gäller det att locka kandidater och att sälja in tjänsten och företaget. Rubriken är det första som dyker upp vid sökningar och det som läsarna ser först, därför är det viktigt att ha en beskrivande jobbtitel. Skriv också en intresseväckande inledning. Många som ser en jobbannons läser endast det inledande stycket. Det är därför viktigt att inledningen kort sammanfattar tjänsten och övertygar dem att läsa vidare, beskriv jobbet så tydligt och inbjudande som möjligt utan att göra den för lång.

De som har fastnat för beskrivningen vill nu veta mer om jobbet för att se om det är intressant eller inte. Beskriv mer om vad jobbet innebär, vilka är ansvarsområdena, vad är det för typer av arbetsuppgifter. När jobbet är beskrivet är det dags att beskriva företaget. Varför ska de söka till just ert företag? Skriv kortfattat om er bakgrund, hur många anställda ni är, er position på marknaden, er vision och era värderingar eller annat du anser vara väsentligt. Få gärna in lite av företagets kultur här, så att en potentiell kandidat ser fram emot att träffa er.

När intresset för både jobbet och företaget är väckt bör du redogöra för vilka krav och önskemål ni har. Behövs någon särskilt utbildning? Vad är en lämplig erfarenhetsnivå? Vilka personliga egenskaper önskar ni? Tänk utifrån behovsanalysen du tog fram.

Se till att ”pitcha” jobbet i annonsen. Vad är annorlunda jämfört med konkurrenternas erbjudanden? Vad har den sökande att se fram emot om den börjar jobba hos er, eventuella förmåner, flexibla arbetstider, utvecklingsmöjligheter m.m.

Avsluta med tydliga instruktioner – när är sista ansökningsdagen, vart ansökan ska skickas och vad den ska innehålla, hänvisa även till en kontaktperson vid eventuella frågor.

Tänk på att göra grundarbetet, en bra behovsananlys gör resten av processen lättare och ger i slutänden en lyckad rekrytering! Vill du lära dig mer om hur du gör en lyckad intervju. Ladda ner vår e-bok där du får många bra tips.

Intervjuer i flera steg

När ansökningstiden gått ut gör du ett första urval av de ansökningar som kommit in. Var noggrann och sålla bort de ansökningar som inte stämmer överens med dina krav, det sparar mycket tid i resten av processen.

När det första urvalet är klart är det dags att bestämma hur du ska gå vidare med intervjuer och vad de ska innehålla. Vid en första intervju kan det vara många sökande kvar och då kan telefonintervjuer vara en tidseffektiv metod. Oavsett om intervjun sker via telefon eller genom ett möte, är en kompetensbaserad intervju en bra metod att använda. Den innebär att du ställer liknande frågor på ett strukturerat sätt till alla kandidater. Fokusera på fyra till åtta kompetenser som utgår från kravprofilen. Denna metod ger kandidaterna lika förutsättningar och bedömningen blir mer jämlik.

Efter telefonintervjuerna gör du ett nästa urval och väljer ut ett mindre antal kandidater för en personlig intervju. Här kan du mer ingående undersöka kandidaternas personligheter och kompetenser. Ställ gärna öppna frågor, alltså frågor som inte bara kan besvaras med ja eller nej. Försök att skapa en bekväm och naturlig stämning, det gör att den sökande blir mer öppen och ärlig. Några tips är att ha ögonkontakt och visa att du är uppmärksam, ha en naturlig hållning, ha till exempel inte korsade armar. Även valet av rum kan spela roll, välj gärna ett där ni inte sitter för långt ifrån varandra.

En personlig intervju bör innehålla tre delar: introduktion, frågor och summering.

Under introduktionen berättar du om företaget och din roll, intervjuns syfte och om den lediga tjänsten, samt hur lång tid som är avsatt för intervjun.

I den andra delen ska du ställa frågorna som du har förberett. Frågornas främsta syfte är att få fram hur kandidaten löser olika uppgifter och utmaningar, vilka resultat kandidatens agerande fått i hens tidigare roll som chef och vilken återkoppling hen har fått utifrån sitt agerande.Låt gärna personen med egna ord beskriva sina styrkor och svagheter.

Mot slutet när det är dags att avsluta kan du börja med att summera och stämma av det ni kommit fram till, ge kandidaten en chans att ställa frågor eller lägga till något som inte lyftes fram under intervjun. Förklara även hur processen kommer se ut framöver och fråga om kandidaten fortfarande är intresserad av tjänsten.

Använda tester för att säkerställa en god rekrytering?

Det finns kompetenser och egenskaper som är extra viktiga vid en chefsrekrytering. Du kan därför välja att komplettera intervjun med olika tester.

Börja med att bestämma vad du vill att ett test ska mäta och hur du vill använda det i den fortsatta processen. Beroende på vad du vill få fram finns det olika typer av tester, vanliga är personlighetstester och färdighetstester. Oavsett vilken eller vilka tester du väljer bör du välja tester som är godkända av antingen STP, Stiftelsen för tillämpad psykologi eller Det Norske Veritas. Om du använder ett test som inte är certifierat bör du kolla upp den forskning som finns kring testet då du annars riskerar att fatta beslut baserat på opålitliga resultat.

Personlighetstester ger inblick i en persons sätt att förhålla sig till sig själv och sin omvärld och även vilka beteendemönster personen har. Ett personlighetstest behöver även valideras med en personlig intervju där testpersonen får möjlighet att förklara varför den agerade som den gjorde, för att ge en nyanserad bild av personens drag och mönster. Exempel på certifierade och godkända personlighetstester är UPP Personality, Neo PI-3, NEO FFI-3, MINT, Hogans, OPQ 32, MQ och CCSQ.

Ett färdighetstest visar en persons begåvning och intellektuella förutsättningar. Testet kan till exempel visa matematisk, logisk eller språklig förmåga. Det kan även visa personens problemlösning under stress då testet oftast görs under tidspress. När det utvärderas tittar man på en kombination av hur väl testet genomfördes och hur snabbt personen löste uppgifterna. Resultatet jämförs även mot en normgrupp för att se hur kandidaten ligger till i förhållande till andra. Exempel på certifierade och godkända färdighetstester är Matrigma, UPP Problem Solving, BasIQ och Ravens.

Det slutliga valet

När du har två eller tre kandidater kvar kan du låta dem träffa sin framtida ledningsgrupp och medarbetare för att låta dem bilda sig en uppfattning om kandidaterna. Diskutera sedan med ledningsgruppen hur de upplevde de olika kandidaternas fördelar och nackdelar och vem de helst ser som sin nya chef.

Att göra och tänka på efter rekryteringen

Du har nu valt ut den kandidat du tycker är lämplig för jobbet. När ni har kommit överens och skrivit på ett avtal meddelar du övriga sökande att tjänsten är tillsatt. Fråga gärna om du får behålla deras CV, det kan underlätta vid framtida rekryteringar att ha ett urval som visat intresse för ditt företag.

Ge den rekryterade rätt förutsättningar

För att den nyanställda ska kunna etablera sig snabbt är det viktigt att ge hen så goda förutsättningar som möjligt för att snabbt komma in i sin nya chefsroll. Om företaget har ett chefsutvecklingsprogram bör den nya chefen börja i det så fort som möjligt. Om det går är det bra om det kan ske en överlämning från tidigare chef, allt för att underlätta och ge den nyanställda en möjlighet att snabbt sätta sig in i sin roll.

Se till att den rekryterade har koll på sina nya arbetsuppgifter och vad som förväntas av hen, men gå även igenom hur verksamheten fungerar, t.ex. relationer med kunder eller andra externa kontakter, era policyer och hur ert interna samarbete fungerar.

Under den rekryterades första tid är det bra att regelbundet stämma av med den nya chefen men också med hens medarbetare hur de upplever sin nya chef.

Utvärdering och uppföljning

Om du tagit hjälp av en extern rekryteringsfirma är det viktigt med utvärdering och uppföljning av rekryteringsprocessen för att kvalitetssäkra och ta reda på hur processen upplevts. Det är en viktig del för att säkerställa att företaget och den rekryterade kandidaten är nöjda. Utvärdering och uppföljning handlar om att få fram en samlad återrapportering från avtalsansvarig hos leverantören till ansvarig hos uppdragsgivaren.

Vid utvärderingen är det bra att gå tillbaka till behovs- och kravanalysen för att se om den rekryterade praktiskt har uppfyllt kraven och kunde hjälpa till att tillgodose behoven.

Sammanfattning

— så gör du en lyckad rekrytering

Inför rekryteringen — grundarbetet är viktigt

  • Börja med att fundera på om dina behov är långsiktiga eller kortsiktiga, beroende på kan det ibland vara bättre att hyra in personal än att rekrytera.
  • Förarbetet är viktigt för en lyckad rekrytering. Gör en ordentlig behovsanalys och utifrån den formulerar du kravprofilen.
  • Utforma platsannonsen så att den lockar till vidare läsning, förklara varför man ska söka just det här jobbet hos ditt företag.

Urval och intervjuer

  • Gör urvalet i flera steg, är det många sökanden kan telefonintervjuer underlätta.
  • Vid personliga intervjuer, ställ öppna frågor och låt gärna kandidaten beskriva sig själv.
  • Om du använder personlighets- och färdighetstester, kontrollera att de har vetenskaplig grund.
  • Låt gärna slutkandidaterna få träffa sina framtida medarbetare.

Efter rekryteringen

  • Se till att den nyanställde får en bra introduktion till sitt nya arbete.
  • Har du använt en rekryteringsfirma så gör en utvärdering av processen.

Lycka till!