Tips för ett lyckat utvecklingssamtal
Förberedelser inför ett utvecklingssamtal
Börja med att fundera över vad du vill uppnå med utvecklingssamtalet. Se över medarbetarens tidigare arbetsresultat och prestationer för att bilda dig en uppfattning av vad som är relevant att ta upp inför detta utvecklingssamtal. Det är viktigt att det finns en plan och en struktur inför mötet. Skriv stödord eller gör en mall så glömmer du inte viktiga punkter. Det hjälper dig att hålla fokus på vad som är viktigt att diskutera. Dela gärna med dig av agendan till medarbetaren så att han eller hon också får en chans att förbereda sig.
Utvecklingssamtalets struktur
Syftet med utvecklingssamtalet är att gå igenom medarbetarens prestationer och utvecklingskurva, följa upp tidigare mål och sätta nya. Inled med att förklara vad syftet med utvecklingssamtalet är och hur det går till – om du inte redan gjort det i förväg. Då säkerställer du att medarbetaren har rätt förväntningar på samtalet och det blir enklare att hålla er till det som är relevant. Tala om för medarbetaren att du antecknar under samtalet så det blir tydligt vem som gör vad.
Det är viktigt att medarbetaren känner sig trygg och bekväm med att diskutera arbetet inklusive eventuella problem eller utmaningar, men utan struktur riskerar utvecklingssamtalet att bara bli ”trevligt kaffeprat” eller ”gnäll” som inte leder någon vart.
Uppföljning
Gå igenom vad som sades under förra utvecklingssamtalet. Är det fortfarande aktuellt? Hur har hen jobbat med det som ni tog upp senast? Har målen uppnåtts?
Diskutera medarbetarens prestation under det senaste året och eventuella utmaningar eller hinder som hen stött på. Prata om vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras.
Generella och konkreta frågor
Inled utvecklingssamtalet med generella frågor, det är ett bra sätt att ”ta tempen” rent allmänt och skapa en öppen och avslappnad dialog. Till exempel:
”Hur trivs du på din arbetsplats?”
”Hur upplever du kulturen i företaget?”
”Hur ser du på dina arbetsuppgifter?”
”Finns det något du skulle vilja förändra eller förbättra på arbetsplatsen?”
Detta ger dig en överblick över hur medarbetaren mår och trivs på arbetsplatsen och hjälper dig att identifiera eventuella problemområden. Därefter kan du börja ställa mer konkreta frågor som rör prestation och karriärutveckling, till exempel:
”Hur upplever du dina arbetsuppgifter?”
”Vad motiverar dig i ditt arbete?”
”Är det något i ditt arbete som känns särskilt utmanande?” ”Inte tillräckligt utmanande?”
”Vad vill du utveckla mer”?
”Finns det något nytt du vill lära dig?”
”Vad behöver du av din arbetsgivare och din arbetsplats för att fortsätta utvecklas och nå dina mål?”
Dessa frågor ger dig djupare förståelse för medarbetarens styrkor, svagheter och framtidsmål och sätter grunden för vad han eller hon behöver arbeta vidare med.
Hitta lösningar
Att vara lösningsorienterad är viktigt för att skapa effektiva utvecklingssamtal och få det att leda framåt. Diskutera och be medarbetaren själv föreslå lösningar. Därefter kan du vid behov komma med egna förslag. Fokusera på medarbetarens styrkor och vad hen kan bidra med till organisationen. Det skapar en positiv diskussion om hur hen kan utvecklas och växa i sin roll. Var öppen för olika alternativ och idéer och uppmuntra medarbetaren att ta initiativ och tänka kreativt.
Sätt upp nya mål
En viktig del av utvecklingssamtalet är att sätta upp mål. Vad krävs för att medarbetaren ska vidareutvecklas? Diskutera tillsammans och sätt upp tydliga mål – kortsiktiga och långsiktiga. Tänk på att mål ska vara specifika, mätbara, realistiska och tidsbestämda för att kunna följas upp. Kortsiktiga mål kan vara att utveckla specifika färdigheter eller förbättra prestationen på en viss uppgift eller projekt. Långsiktiga mål kan vara att ta på sig nya ansvarsområden eller avancera till en högre befattning.
Sammanfatta
Under samtalet diskuteras ofta många olika saker och det är därför viktigt att avsluta med att gå igenom vad som sagts för att undvika missförstånd. Låt medarbetaren sedan ta del av dina anteckningar och återkoppla, så att ni har samma bild av vad ni kom överens om. Föreslå ett uppföljningsmöte efter en tid för att säkerställa att medarbetaren är på rätt väg.
Lycka till!
Psst…dags för löneförhandling med dina medarbetare? Vi delar med oss av våra bästa tips för att du ska lyckas så bra som möjligt med lönesamtalet. Ta del av tipsen här.