Medarbetarsamtal tips till chefen
Vi vet att det kan vara en utmaning att hålla i medarbetarsamtal. Vi delar därför med oss av medarbetarsamtal tips för chefen. Medarbetarsamtalet är en chans för dig och dina anställda att prata om arbetssituationen och gemensamt komma fram till vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Medarbetarsamtal ska inte förknippas med utvecklingssamtal, även om likheterna är många. Under utvecklingssamtalet riktas ett större fokus på medarbetarnas enskilda prestationer, resultat och personlig utveckling under året. Medarbetarsamtalet bör ses som en ömsesidig dialog eller avstämning, där du tillsammans med dina anställda går igenom vad ni behöver av varandra för att arbetet ska fungera så bra som möjligt. Ofta sker medarbetarsamtalet en gång om året. Ett tips för medarbetarsamtalet är att ha frekventa samtal och regelbunden uppföljning. När det väl är dags är det viktigt att det finns en tydlig plan och struktur.
Inför samtalet
För att samtalet ska bli så givande som möjligt krävs förberedelser. Börja med att samla in relevant information om medarbetaren – arbetsprestationer, styrkor och utvecklingsområden. Följ upp med vad som sades under förra medarbetarsamtalet. Gör en medarbetarsamtal mall där du listar diskussionspunkter och frågor till medarbetarsamtal. Då kan du vara säker på att ni håller er till det som är relevant för samtalet. Se även till att boka in specifika tider för varje medarbetare. Skicka ut information i förväg om vad som förväntas under mötet. Se till att anteckna under mötets gång och tala gärna om det för medarbetaren när du inleder mötet. Då blir det tydligt vem som gör vad.
Frågor till medarbetarsamtalet
Skapa en trygg miljö
Ett viktigt medarbetarsamtal tips är att skapa en atmosfär av öppenhet och förtroende så att medarbetaren känner sig bekväm att uttrycka sina åsikter och tankar. Många anställda upplever medarbetarsamtal som lite obekvämt eller stressande. Visa respekt, lyssna aktivt och var öppen för att ta emot feedback. Undvik att döma eller kritisera medarbetaren under samtalet. Målet är att skapa en konstruktiv dialog som gynnar både medarbetaren och organisationen. Ett bra tips är att inleda samtalet med att ställa mjuka frågor till medarbetarsamtalet. Till exempel:
– Hur trivs du på arbetsplatsen?
– Trivs du med dina arbetsuppgifter?
– Hur upplever du företagskulturen?
– Vad ger dig energi/vad tar energi?
Var specifik och konkret
Ett viktigt medarbetarsamtal tips är att diskutera prestationer, mål och utvecklingskurvor. Följ upp vad som diskuterades under förra samtalet, hur har året sett ut? hur du upplever du medarbetarens prestationer? Använd exempel och specifika händelser som förklarar och stödjer din uppfattning. Undvik att vara för vag eller allmän, det kan leda till förvirring eller missförstånd. Ställ till exempel frågor som:
– Tycker du att ditt arbete känns utvecklande? Varför/varför inte?
– Vad behöver du göra för att utvecklas i din roll?
– Hur ser dina ambitioner och framtida mål ut?
– Vilka förutsättningar krävs för att du ska kunna uppnå dina mål?
Lyssna aktivt
Ett medarbetarsamtal handlar mycket om att lyssna. Ge medarbetaren tid och utrymme att dela sina tankar och åsikter. Visa genuint intresse och ställ uppföljningsfrågor för att klargöra och fördjupa förståelsen. Var lyhörd för medarbetarens åsikter och uppmuntra en öppen kommunikation.
Sätt upp mål och handlingsplaner
Efter att du och din medarbetare utgått från er medarbetarsamtal mall har ni förhoppningsvis fått en tydlig bild av vad som fungerar och vad ni behöver jobba vidare med. Det kan handla om allt från att förbättra kulturen på arbetsplatsen, effektivisera arbetet eller utvecklas inom ett visst område. Oavsett vad, är det viktigt att ni tillsammans sätter upp mål för hur ni ska arbeta framåt. Målen ska vara tidsbestämda, mätbara och realistiska. Fokusera på färre, mer konkreta mål. Förklara vad du tycker är viktigt att fokusera på och låt medarbetaren komma med förslag. Gör en gemensam handlingsplan och skriv ned vem som ska göra vad. Föreslå ett tillfälle för uppföljning så att du kan ge stöd och feedback längs vägen. Fundera även över om ni båda fått svar på alla frågor till medarbetarsamtalet.
Efter samtalet bör du sammanställa och skicka över dina anteckningar för att undvika missförstånd och tvetydigheter. Då säkerställer du att ni delar uppfattning av vad som sagts och beslutats under mötet och vem som förväntas göra vad.
Lycka till!
Tips!
Behöver du hjälp inför anställningsintervjun? Vi delar med oss av vanliga intervjufrågor du som rekryterare kan ställa.