Den kompletta intervjuguiden för rekryterare

Det gäller att samla på sig så mycket bra underlag och relevant information som möjligt under intervjun, så att du får en bra och rättvis bild av alla sökande. Både förberedelser, frågor och intervjuteknik spelar stor roll – därför har vi gjort denna guide om just detta som förhoppningsvis kan hjälpa dig en bit på traven.

Intervjusituationer kan vara nervösa, både för kandidaten och för dig som intervjuar. Båda har press på sig att prestera. Med goda förberedelser kommer du dock långt, och du kan se till att underlätta för er båda och skapa bästa möjliga förutsättningar för en bra och givande intervju.

 

Vilka egenskaper besitter din perfekta kandidat?

Det är svårt att hitta något när du inte vet vad du letar efter. Det gäller även när du rekryterar. För att kunna göra ett bra val efter en intervju gäller det att veta vad du faktiskt söker redan innan. Tänk noga igenom hur den ultimata personen skulle vara. Vilka egenskaper och erfarenheter skulle hen ha? Vilken kunskap? Fundera även över hur hen skulle vara för att passa in i företagets kultur. Förmågor och kunskaper är viktiga, men attityden är minst lika viktig för att det ska kunna fungera i längden.

 

Det är inte bara kandidaten som bör plugga innan

Det är vanligt att ha förväntningar på att kandidaten läser på om ditt företag innan en intervju. Men även du bör ägna tid åt att plugga innan – men om kandidaten. Ta en ordentligt titt på cv och personligt brev i god tid och fundera över de saker som står där. Titta på de erfarenheter och tidigare jobb personen haft och försök läsa mellan raderna och fundera över varför personen t.ex. slutat på ett jobb och startat på ett annat, vad det säger om personen och vad de olika erfarenheterna kan ha gett personen. Det kan också vara bra att ta en snabb titt på sociala medier för att få en uppfattning om personens intressen och kontakter. Se dock upp med att döma personen för mycket efter detta. Det här arbetet bör vara en förberedande översikt som hjälper dig att ställa relevanta frågor och skapa givande samtal, och på så sätt lära känna personen så bra som möjligt när ni väl träffas.

 

Förbered även kandidaten

Det kan vara nervöst att komma på intervju, så gör ditt bästa för att kandidaten ska kunna slappna av. Förbered hen med information som hur intervjun kommer att gå till, var den kommer att hållas och av vem. Då skingras onödiga orosmoln ut och kandidaten kan känna sig tryggare med vad som väntar.

Nervös själv? Om du är ny på att genomföra intervjuer kanske även du själv är nervös. Försök lugna dig själv genom att vara väl förberedd, och se till att du har en liten stund att ta dig lugnt innan personen kommer. Ta en extra titt på cv:t, ta några djupa andetag och sätt kanske på någon musik eller podcast, ta en kort promenad, prata med en rolig kollega eller något annat som gör dig glad. Så att du är på topp när personen kommer.

Få kandidaten att slappna av

Ett första steg är, precis som under förberedelserna, att få kandidaten att slappna av. Ge ett varmt välkomnande med positiv energi och småprata lite innan ni går in på själva frågorna. Försök få personen att känna sig så bekväm som möjligt i situationen.

 

Döm inte för snabbt

Första intrycket är såklart viktigt, men det är inte allt. Var försiktig med att döma för snabbt. Var självkritisk och försök att skilja på dina spontana första känslor och på vad personen faktiskt berättar och ger för bild senare under intervjun. Halvvägs in kan det vara bra att stanna upp och tänka efter hur ditt första intryck var, och jämföra med hur du känner nu. För att kunna göra en mer objektiv bedömning kan du testa att vara lite mer skeptisk om du känner dig väldigt positiv, och mer öppen och nyfiken om du känner dig negativ. Var också uppmärksam på dina egna fördomar och att dra egna slutsatser. Det är mänskligt att göra, men om du är medveten om det är det enklare att inte låta förutfattade meningar ta över.

 

Lyssna mer än du talar

Arbetsintervjun är till för att du ska lära dig så mycket som möjligt om kandidaten – inte för att kandidaten ska lära sig om dig och ditt företag. Tänk därför på hur du disponerar tiden så att du inte tar upp för mycket tid med ditt eget prat och frågor. Lägg mer tid på att faktiskt lyssna vad kandidaten har att säga. En bra uppdelning är att ägna 20 % åt att tala och 80 % åt att lyssna.

 

Glöm inte följdfrågorna

Glöm inte att ställa följdfrågor – de ger ofta svar som är mer djupgående och detaljerade och säger mest om personen. Se också till att du verkligen förstår vad personen menar med det hen säger, var inte rädd för att fråga om du inte förstår ett svar.

 

Anteckna

Du ska inte anteckna vartenda ord, men det kan vara bra att anteckna det viktigaste för att bättre komma ihåg vad kandidaten har sagt – för att senare kunna göra en så rättvis bedömning som möjligt. Genom att senare titta tillbaka på anteckningar från intervjun kan du lättare göra en objektiv bedömning utan att ditt första intryck ligger och spökar.

 

Jämlikt men flexibelt

Var inte rädd för att improvisera och anpassa intervjun efter personen du har framför dig. Se dock till att du använder samma metod och grundstruktur för alla kandidater så att du kan göra en rättvis bedömning.

 

Tips!

De bästa intervjuerna är konversationer. Se till att även kandidaten har chans att ställa frågor, och lyssna mer är du talar.

1. Välkomnande och småprat

2. Gå kort igenom hur intervjun kommer att gå till, din roll i företaget och hur information kommer att användas

3. Sammanfatta kort vad ni söker för tjänsten

4. Frågor

5. Avsluta med att berätta vad som kommer att hända härnäst, vad nästa steg är och hur ni kommer att gå vidare

En stor del av en intervju går ut på att ställa frågor. Med vilka frågor bör du egentligen ställa? Det är lätt att fastna i klyschor och standardfrågor som ”vilken är din största svaghet?” eller ”var ser du dig själv om fem år?”. Ställer du förutsägbara intervjufrågor så får du lätt förutsägbara svar. Här är några överanvända intervjufrågor, och vad du kan fråga istället:

 

”Berätta lite om dig själv”

Den här frågan inleder många sin intervju med. Den är tänkt att vara en isbrytare men har ofta motsatt effekt. För hur bra bild av sig själv hinner man egentligen ge på bara några minuter och dessutom i de första nervösa, stapplande stegen i en konversation? Den här frågan riskerar mest att överväldiga kandidaten. Som bäst får du ett noga inrepat svar som kanske ger en övergripande bild av denne, men inte mycket djup eller personlighet.

Fråga istället:

“Vilka förhoppningar har du på den här intervjun?”

Du har troligtvis redan ett bra hum om vem personen som sitter framför dig är, utifrån den research du gjort. Skippa därför ”berätta om dig själv”-frågan helt. Det här alternativet är en mjukare öppning, hjälper er bryta isen och lägger en bra grund för resten av samtalet.

 

 

”Vad motiverar dig?”

Självklart vill du bilda dig en uppfattning om vad som driver kandidaten, och hur deras filosofi passar in i ditt team. Men den här frågan är ganska vag och genererar ofta samma slags svar. Kanske anpassar kandidaten sitt svar efter vad hen tror att du helst vill höra.

Fråga istället:

“Har du någon gång känt dig omotiverad på jobbet? Varför?”

Genom att vända på frågan får du kandidaten att tänka efter lite extra. Ni kan kringgå de förutsägbara svaren och istället ha en ärligare diskussion.

 

 

“Vilken är din största svaghet?”

Det här är en viktig fråga, men samtidigt den fråga där de flesta kandidater har förberett ett så diplomatiskt och självförhärligande svar som möjligt. “Jag är en hopplös perfektionist”, eller “Jag har så svårt att säga nej.”

Fråga istället:

“Vilka egenskaper hos dig själv jobbar du på att förbättra?”

Den här frågan är formulerad på ett positivare sätt som gör kandidaten mer bekväm med att svara ärligt. Ingen är ju perfekt, och det finns alltid möjlighet till förbättring. Du vill att kandidaten ska känna sig bekväm med att diskutera både styrkor och brister utan att känna att de måste framställa sig själva som perfekta människor.

 

 

“Vilka är dina största styrkor?”

Liksom “Vilken är din största svaghet”-frågan så brukar denna generera en uppsjö trygga standardsvar. “Jag lär mig snabbt, jobbar noggrant, är pålitlig och en bra lagspelare …”. Detta kanske stämmer, men det skiljer inte kandidaten från alla de andra som svarat likadant.

Fråga istället:

“Vad skulle vara den bästa komplimangen du kan få på en arbetsplats, och varför?”

Svaret på den här frågan kommer troligtvis vara mer specifikt. Den kommer ge dig en bättre inblick i de personliga egenskaper kandidaten själv värderar högt och helst vill bidra med på arbetsplatsen.

 

 

”Kan du beskriva ett tillfälle i din karriär då du misslyckades med något? Vad lärde du dig av det?”

Det här är ett viktigt diskussionsämne. Men du bör undvika frågor som ber kandidaten att beskriva tidigare erfarenheter då det ger svar som är begränsade och ofta inte längre är relevanta. Och precis som med frågan om svagheter så kan denna fråga kännas snårig och riskabel. Hur stora misstag vågar man prata om, och hur små misstag kan man komma undan med?

Fråga istället:

“Vad är den svåraste aspekten av ditt yrke? Vad har du fått jobba som hårdast med att bemästra?”

Alla gör misstag, det är oundvikligt och rent av hälsosamt. Men det kan vara svårt att prata om misslyckanden utan att känna osäkerhet och skam. Fokusera därför konversationen på de positiva effekterna av att misslyckas, så kommer du få en bra bild av hur kandidaten hanterar motgångar och nederlag och vänder dem till sin fördel.

 

 

“Var ser du dig själv om fem år?”

Det du egentligen vill veta: “Är kandidaten ambitiös? Är de framtidstänkande? Har de en plan för hur de ska nå sina mål?” Men hur många av oss har egentligen en aning om hur vårt liv ser ut om fem år? Än mindre har en plan för var vi ska vara då. Den här frågan är irrelevant i en tid då utveckligen går i rasande fart och ingen vet hur världen ser ut om ens ett år. Dessutom kan den lätt upplevas som en fälla. “Tänk om min personliga vision inte passar in i företagets vision? Låter jag för ambitiös eller för oambitiös?”

Fråga istället:

“Vad innebär framgång för dig och hur vet du om du är framgångsrik?”

Hur en person definierar framgång säger mycket om deras personlighet och drivkraft. Genom deras svar på den här frågan kan du enklare avgöra hur väl de skulle passa in i – eller bidra till – din företagskultur.

Under en anställningsintervju är det mycket information som ska tas in, analyseras och bedömas. Det kan vara bra att lära sig urskilja vissa beteenden som du bör se upp med. Här kommer nio exempel på varningsflaggor i en intervjusituation.

1. Ambitionerna stämmer inte överens med tjänsten

Höga ambitioner visar i de flesta fall att kandidaten är driven, motiverad och benägen att utvecklas. Men se upp om personens ambitioner alltför mycket skiljer sig från vad hen faktiskt kan uppnå i företaget. Kanske har kandidaten ambitioner inom ett helt annat område. I så fall är risken stor att personen kommer sakna motivation och lämna företaget så fort en bättre möjlighet dyker upp. Leta istället efter någon vars ambitioner kan användas som drivkraft.vem. Då skingras onödiga orosmoln ut och kandidaten kan känna sig tryggare med vad som väntar.

 

2. Svaren är för enformiga

Detta kan bero på flera saker, och i de allra flesta fallen är orsaken en röd flagga. Det kan tyda på ointresse, brist på förberedelser, ovilja att prata om sig själv eller helt enkelt bristande social kompetens.

 

3. Konversationen är enkelriktad

Som tidigare nämnt ska en arbetsintervju inte bara vara en intervju, utan en konversation. Båda parter måste visa intresse och engagemang. Om kandidaten inte gör det är hen förmodligen inte särskilt intresserad av jobbet. Mekaniska frågor kan också vara ett tecken på att kandidaten försöker dölja sin bristande entusiasm.

 

4. Kandidaten kommer för sent

Sen ankomst kan vara ett tecken på bristande punktlighet och slarvighet, inte bara när det gäller tid. En kandidat som inte tar intervjun på allvar kommer förmodligen att behandla jobbet på samma sätt. Det kan ju också bero på omständigheter som kandidaten inte hade någon kontroll över (inställda tåg eller dylikt). Du får helt enkelt bedöma hur sannolik personens ursäkt är.

 

5. Kandidaten ställer krav direkt

Om kandidaten på en gång ställer krav och förväntar sig att företaget ska anpassa sig till hen, kan det vara ett tecken på att personen själv har svårt anpassa sig – och kommer att fortsätta att ställa krav. Det är klart att vissa kandidater har krav eftersom deras omständigheter kräver det (boende, barn eller dylikt). I så fall kan det vara värt att möta de kraven om du tror att det skulle leda till den bästa rekryteringen. Men om kraven grundar sig mer i bekvämlighet än behov så bör du vara vaksam. En sådan kandidat blir lätt ”bortskämd” som anställd.

 

6. Pratar för mycket om irrelevanta saker

Givetvis vill du att kandidaten ska prata mycket, men till en viss gräns. Om kandidaten börjar komma för långt ifrån ämnet, och bara fortsätter att babbla på så bör du se upp. Personen har förmodligen svårt att organisera sina tankar, vilket kan komma att bli problematiskt även i andra sammanhang. För vissa är det dock ett tecken på nervositet, och om det verkar vara fallet så får du helt enkelt bedöma hur väl en nervös person kommer passa för det specifika jobbet.

 

7. Utseendet är ovårdat

Kandidaten behöver inte komma i frack och vattenkammat hår, hel och ren räcker. Visst säger inte personens utseende så mycket om de faktiska förmågorna, men kandidaten som har ansträngt sig för att se presentabel ut tar förmodligen intervjun – och jobbet – på större allvar än den som inte har gjort det.

 

8. Inte tillräckligt självkritisk

Min största svaghet är att jag bryr mig för mycket.” Förmodligen inte. Alla människor har riktiga svagheter, och du vill ha en kandidat som är öppen med sina. Är de inte det så försöker de antingen dölja dem, och då kan du omöjligt veta om de passar för jobbet. Eller så är de inte medvetna om dem, vilket är ännu värre. Personer som saknar självkritik tenderar att skylla allting på andra. Ingenting är någonsin deras fel. Sådana personer lär sig aldrig av sina misstag och skapar ofta konflikter. Inte direkt den idealiska medarbetaren. Se upp för kandidater som ”bryr sig för mycket”.

 

9. …eller FÖR självkritisk

Kandidater som är för självkritiska bör du också se upp med. Det är ett tydligt tecken på dåligt självförtroende. En sådan person kommer förmodligen inte att vara särskilt drivande och lär inte ta så många initiativ. En sådan person kommer bara klanka ner på sig själv när det går dåligt, istället för att bemöta situationen på ett konstruktivt sätt. Och kommer, precis som den med för lite självkritik, inte att lära sig av sina misstag. Varför ska du lita på någon som inte litar på sig själv? Du vill ha en kandidat som känner till sina svagheter, men även sina styrkor. En kandidat med en realistisk självbild.

 

Tips!

Ge en samlad bedömning. Om kandidaten bara visar upp en eller två varningsflaggor men passar perfekt för rollen i övrigt, behöver du inte haka upp dig alltför mycket på dem. Det är så klart bra att ha dem i åtanke, men de ska bara vara en liten del av din bedömning. Om du står och väger mellan två kandidater kan du ta de röda flaggorna i beaktning. Men generellt bör du försöka välja den kandidat som är bäst, inte den som är minst dålig.

Utvärdera intervjun

Efter intervjun har du stor nytta av de anteckningar du förde under intervjun. Kolla igenom dem, fundera över personens styrkor och svagheter, och jämför med övriga kandidater.

 

Skaffa dig fler perspektiv

Kolla med de andra på arbetsplatsen hur personen uppträdde före och efter intervjun. Under intervjun ger personen allt för att visa upp sin bästa sida, och ibland säger det som personen gjorde före och efter mer om hur den är som person ”på riktigt”. Hur bemötte hen receptionisten? Pratade hen med några medarbetare? Vad gjorde hen under väntetiden? I det här steget är det också ett bra läge att kontakta referenspersoner för dem du är mest intresserad av. Detta ger ytterligare en utomstående bild av personen.

 

Försäkra dig med en andra intervju

Följ upp med en andra intervju med de personer du gillat bäst. Här är det viktigt att gå till botten med de oklarheter och funderingar som kan ha uppstått under vägens gång. Du kan gå in på djupare frågor och få en ännu starkare bild av personen för att vara helt säker inför ditt slutliga val.

 

Missa aldrig att följa upp

Om du sagt att du ska höra av dig – gör det. Att inte följa upp efter en intervju är både oförskämt och kan dessutom skada företaget. För om personen får ett dåligt avslut kommer den inte kunna klaga till dig, utan om dig och företaget till andra personer.

1. Skaffa dig en bra bild av vad för person du söker

2. Läs på om personen i god tid, i syfte att kunna skapa ett mer relevant och givande samtal

3. Gör ditt bästa för att minska nervositet och orosmoln – både för dig själv och kandidaten

1. Försök få personen att slappna av med småprat och ett glatt bemötande

2. Lär dig vara självmedveten där du är uppmärksam på dina egna fördomar och slutsatser. Lär dig skilja på första intryck och det personen faktiskt säger

3. Skapa ett samtal snarare än en styltig intervju. Lyssna mer än du talar och låt kandidaten ta plats

4. Få en mer rättvis bedömning med samma grundupplägg för alla, t.ex. genom en frågemall

5. Undvik klyschor och standardfrågor som ger inövade svar. Välj frågor som får kandidaten att tänka till och känna sig bekväm med att svara ärligt

6. Var uppmärksam på varningsflaggor, men lägg inte hela bedömning på det som är dåligt

1. Utvärdera både själv och ta in andras uppfattningar för att få en så bred bild av kandidaten som möjligt

2. Var noga med uppföljningen, håll vad du lovat och lär dig mer om de mest lovande kandidaterna innan du tar det slutliga beslutet

1. Vilka förhoppningar har du på den här intervjun?

 

2. Har du någon gång känt dig omotiverad på jobbet? Varför?

 

3. Vilka egenskaper hos dig själv jobbar du på att förbättra?

 

4. Vad gör dig stressad och orolig på jobbet och varför?

 

5. Vad skulle vara den bästa komplimangen du kan få på en arbetsplats, och varför?

 

6. Om jag ber dig lösa problem X, hur tacklar du utmaningen? Hur ser din arbetsprocess ut?

 

7. Vad är den svåraste aspekten av ditt yrke? Vad har du fått jobba som hårdast med att bemästra?

 

8. Vad innebär framgång för dig och hur vet du om du är framgångsrik?

 

9. Vad för slags erfarenhet/utmaning letar du efter just nu i din karriär, och varför?

 

10. Vilka unika erfarenheter och perspektiv tror du att du kan bidra med som ingen annan kan?

 

11. Om du var i min sits, vilken fråga skulle du ställa för att avgöra om du var rätt för det här jobbet? (Och vad är ditt svar på den frågan?)