Bemanning
Att rekrytera ny personal är svårt, särskilt om det råder viss osäkerhet angående tjänsten i fråga. Därför är bemanning något som du alltid borde ha i bakhuvudet. Både antalet bemanningsföretag och personal uthyrd av sådana har ökat markant de senaste åren. De har blivit en möjliggörande faktor på arbetsmarknaden och ett alternativ med mer flexibilitet och mindre risker.
Den växande branschen sprider sig nu till många nya områden på arbetsmarknaden och det är vanligt att bemanningsföretagen specialiserar sig på ett visst område. Från att nästan bara ha handlat om enklare arbeten utan så mycket krav på erfarenhet kan bemanning idag lika gärna handla om att hyra en chef med höga krav på kvalifikationer. Samtidigt kan bemanning vara ett utmärkt sätt för exempelvis utlandsfödda att få in en fot på arbetsmarknaden, och även öka mångfalden på arbetsplatsen.
I den här guiden kommer vi att gå igenom allt du behöver veta om att hyra personal. Du kan läsa om fördelarna, när det passar och inte passar, hur processen går till, vad du ska tänka på när du har en inhyrd medarbetare på arbetsplatsen och mycket mer.
Kapitel 1
Att avgöra om det är mest lämpligt att anställa eller hyra in personal kan vara klurigt. Det finns många olika faktorer att fundera över innan du bestämmer dig. Det går inte att säga att bemanning helt och hållet är bättre än rekrytering och vice versa, båda sätt har sina för- och nackdelar. Vad är då fördelarna med bemanning?
Kapitel 1 - Varför och när hyra personal?
Ibland behövs personal bara under en viss tid. Med bemanning kan du enkelt hyra in personal bara under den period eller de uppdrag som det behövs. Om företaget exempelvis genomgår en stor förändring eller om en anställd går på föräldraledighet kan du genom bemanning fylla upp tillfälliga luckor utan en större investering. Bemanning fungerar också bra som lösning om ditt behov av arbetskraft varierar mycket under olika säsonger. Bemanning gör alltså att du endast betalar för arbetskraft som faktiskt behövs. Dessutom betalar du bara för de timmar som personen faktiskt arbetar då det är rekryteringsföretaget som står som arbetsgivare och ansvarar för bland annat semester- och sjukersättning.
Rekrytering är inte bara en kostsam process, den är även tidskrävande. För att göra en bra rekrytering själv krävs det att man är noggrann, eftertänksam och att man dessutom vet vad man gör. Att gå via ett bemanningsföretag gör att du sparar tid som du kan lägga på andra delar av verksamheten istället. Dessutom med tryggheten att tillsättningen blir så bra som möjligt. När du väl har personen på din arbetsplats behöver du inte heller lägga tid på löner och administration, eftersom allt detta sköts av bemanningsföretaget.
Mångfald har en mängd fördelar på en arbetsplats och kan hjälpa dig att få in nya perspektiv och idéer. I en rekryteringsprocess är det dock lätt hänt att dina fördomar påverkar vem du väljer, och omedvetet är det oftast den som är mest lik dig själv som väljs. Dessutom tillsätts många tjänster genom kontakter, vilket utelämnar många lämpliga kandidater. Bemanningsföretagen lockar till sig många kandidater som av olika skäl har haft svårt att ta sig in på arbetsmarknaden. Kandidater som inte på något vis är sämre. Oftast handlar det om personer som inte har ett starkt kontaktnät, så som utlandsfödda eller unga personer i början på sin karriär. Det betyder dock inte att alla är det, det finns även konsulter som redan har kommit långt i sin karriär och som sitter på mer specialiserad och komplex kompetens. Med hjälp av ett bemanningsföretag kan du få in personer med olika erfarenheter och bakgrunder baserat på kompetensen, utan att eventuella fördomar påverkar.
En rekrytering kan bli en dyrköpt chansning. Hur bra en kandidat än verkar i rekryteringsprocessen så är det omöjligt att veta hur hen kommer att prestera eller passa in på arbetsplatsen förrän kandidaten faktiskt har börjat. Genom att istället hyra in personal har du chansen att, utan att riskera en dyr felrekrytering, testa på personen och se så att allt fungerar bra. Om ni båda trivs har du möjlighet att erbjuda den inhyrda medarbetaren en anställning efter hyrperiodens slut. Om du däremot inte är nöjd med den du hyrt in är det oftast kostnadsfritt att byta kandidat hos bemanningsföretaget.
Att bemanningsföretag är bra på just bemanning är ju ganska uppenbart. Det är trots allt det de gör. Du får såklart komma med input och feedback under hela processen eftersom det är du som gör det slutliga valet. Du behöver alltså inte oroa dig för att inte ha någon koll på vem du hyr in.
Bemanning kan inte bara fungera som ett test av medarbetaren – det kan även fungera som en test av en ny tjänst ni planerar att skapa. Genom att hyra in en person ser ni om tjänsten och arbetsuppgifterna fungerar bra och ni kan därefter bestämma er om det är värt att anställa någon till tjänsten eller inte.
Kapitel 2 - Varför och när hyra personal?
Det finns såklart tillfällen där en renodlad anställning passar bättre än att hyra in personal. Det gäller att ha koll på företagets behov och vad ni är ute efter. Bemanning kanske inte är bästa alternativet om:
Ska du fylla en position som du vet är långvarig kan det vara mer lämpligt att anställa. När du hyr in personal finns en viss osäkerhet och medvetenhet om att det kanske bara är tillfälligt. En kandidat som du har anställt räknar med att jobba kvar ett tag och är mer benägen att se utvecklingspotential redan från dag ett. Då är det oftast bättre att lägga resurserna på att göra en bra rekrytering från början. Du kan dock använda dig av bemanning för att testa kandidaten för senare anställning, men då gäller det att vara tydlig med det från början.
Råder det brist på kompetens inom ett visst område på arbetsmarknaden så konkurrerar ofta företagen om kandidater istället för att kandidater konkurrerar om jobb. Det är vanligt i exempelvis IT-branschen, när man är ute efter en väldigt specifik kompetens. Den typen av kandidater söker sig i regel inte till bemanningsföretag och företag som inte erbjuder en regelrätt anställning blir oftast inte tillräckligt konkurrenskraftiga.
Du kanske redan har lämpliga kandidater via kontakter eller från en annan avdelning som skulle passa perfekt till tjänsten. Då finns det ofta ingen anledning att ta omvägen via ett bemanningsföretag. Faran är dock att du gör din bedömning utefter bekvämlighet snarare än utefter vad som kanske är bäst för företaget.
En annan utmaning med bemanning är att inhyrda ofta har svårare att känna sig som en del av företaget. Ofta gör de sitt jobb utan att riktigt engagera sig i det sociala, för att sedan gå vidare till nästa arbetsplats. För vissa uppdrag, särskilt mer kortsiktiga, där det viktigaste är att jobbet bara blir gjort utgör det sällan något problem. Problem kan dock uppstå om en arbetsplats av olika skäl kräver sammanhållning. Givetvis går det att jobba mot att inkludera även den inhyrda personalen, men det kommer alltid att vara lättare för anställda att känna sig som en del av gemenskapen.
Passar rekrytering bättre? Ladda hem vår andra pdf om där du får tips och trix om hur du sköter en arbetsintervju. Ladda hem pdf:en via vår hemsida.
Kapitel 3 - Varför och när hyra personal?
IT är en bransch som ständigt utvecklas och förändras. Med nya satsningar och projekt varje dag är det inte konstigt att bemanning har blivit så populärt inom IT. Digitaliseringen är en utmaning för många företag och att ta in en kunnig konsult kan vara enormt givande. I och med att IT numera är så pass brett krävs många olika sorts kompetenser, kompetenser som kan vara svåra att hitta. Bemanningsföretag kan använda sig av sina nätverk för att matcha rätt företag med rätt kompetens. Det går såklart även att ta hjälp av bemanningsföretag för att fylla luckor inom exempelvis IT-support.
Precis som i IT-branschen krävs det inom industri och lager ofta väldigt specifika kompetenser som kan vara svåra att hitta på egen hand, där ett bemanningsföretag kan vara till god hjälp. Här är det bland annat väldigt viktigt att personalen som hyrs är riskmedveten eftersom att olyckor kan inträffa i dessa typer av miljöer.
Servicebranschen är ofta präglad av säsonger med ett varierande behov av arbetskraft. Ibland kan det också behövas servicepersonal med kort varsel, exempelvis vid ett event. Båda situationerna kan smidigt lösas med bemanning. Du kan snabbt och enkelt fylla de behov du behöver, när du behöver, utan att själv behöva anstränga dig. Bemanningsföretag har kompetent personal som, beroende på komplexiteten i tjänsterna, lätt kan anpassa sig till nya arbetsplatser. Även servicetjänster för längre perioder, så som receptionist, kassabiträde och servitör, går givetvis att tillsätta med hjälp av bemanning.
Kapitel 4 - Varför och när hyra personal?
Bemanning förknippas ofta med enklare tjänster. Men att hyra en chef eller specialist är en tydlig trend inom bemanningsbranschen. Det kan handla om allt från redovisningschefer, administrativ personal, HR-chefer och IT-specialister till ekonomer, ingenjörer eller en hel avdelning.
Ett vanligt scenario är att ett företag är i ett transformationsskede och har behov av en kompetens som kan vara svår att hitta, som kanske är avgörande för att företaget ska kunna ta nästa steg eller för att inte missa en viss affär. Det kan också handla om en tillfällig ersättare om den ordinarie chefen eller specialisten exempelvis är föräldraledig. Det kan också vara under rekryteringsprocesser av befintlig nyckelperson.
Ofta är uthyrningsperioden något längre än annan bemanning – 6, 12 eller 18 månader är inte ovanligt. Precis som inom annan bemanning händer det att uthyrningen av chefer och specialister övergår i en anställning.
Kapitel 2
Det finns en hel del saker att tänka på för att det ska bli så lyckat som möjligt. Från att tänka igenom dina behov och välja rätt bemanningsföretag, till att få den inhyrda personalen att trivas så bra som möjligt. Här går vi igenom processen steg för steg och vad som kan vara bra att tänka på.
Kapitel 1 - Så går det till
Först och främst måste du avgöra varför ni ska hyra in personal. Vad är syftet? Vad är det för typ av tjänst som ska fyllas och vilken typ av kandidat tror ni skulle passa bäst? Vilka egenskaper och kompetenser kräver tjänsten? Hur länge behöver vi kompetensen? Bemanningsföretag är experter på bemanning och rekrytering, men om ni inte har tänkt igenom behovet ordentligt så kommer det att bli svårt för dem att hitta rätt kandidat. Sätt er ner och diskutera det först så kommer hela processen att gå mycket smidigare.
Dags att välja rätt bemanningsföretag, det som bäst kan uppfylla ditt behov. Det kan dock vara klurigare än vad man tror. Det finns över 600 bemanningsföretag i Sverige, vissa breda, andra nischade, somliga enbart lokala, andra verksamma i hela landet. Här underlättar det om ni verkligen har stenkoll på ert behov innan ni börjar leta. Kolla först om det finns bemanningsföretag som är verksamma inom er bransch. Skulle det vara så att det inte finns eller att de som finns inte känns rätt så kan ni leta i en snarlik bransch eller efter ett bemanningsföretag som är lite bredare. Ta sedan reda på om dem är verksamma inom er ort, det kan vara avgörande. När ni har hittat ett par som ni står och väger mellan finns det saker ni kan göra för att förenkla valet. För det första kan ni kolla om bemanningsföretaget är auktoriserat. Genom att anlita ett auktoriserat bemanningsföretag säkerställer ni att ni jobbar med ett seriöst företag som följer regler och som tillhandahåller kollektivavtal. Läs sedan på mer om företagen. Vad har de för värderingar? Hur snabbt jobbar de? Hur går de tillväga? Börja med bemanningsföretagets egna sida och gå sedan vidare till recensioner. Det gäller att ha källkritik, men vad andra tycker om företaget kan ofta ge en hyfsat bra bild. Efter att ha tagit reda på tillräckligt med information väger ni den mot ert behov och vad som är viktigt för er och på så sätt borde ni kunna hitta det som passar just er.
Dags att kontakta bemanningsföretaget. Om du fortfarande står och väger mellan olika alternativ kan du kontakta flera bemanningsföretag, du behöver inte bestämma dig direkt. Var noggrann och tydlig med att beskriva ditt behov så kommer de att kunna förbereda sig till själva mötet. Ofta kommer en representant från bemanningsföretaget och besöker er för att få en tydligare bild av er som företag. Det är under mötet som det är som viktigast att ni berättar om vad tjänsten innebär, vilken typ av företag ni är och vad ni är ute efter. Ju mer krävande befattningen är desto viktigare är det att ni är tydliga. Om allt känns bra och du är nöjd med ditt val kommer bemanningsföretaget att ta fram ett avtal mellan er. När det är påskrivet kan jakten på kandidater börja.
När bemanningsföretaget har fått en bild om vad ni är ute efter och ni har kommit överens om ett samarbete så börjar de genast leta reda på rätt kandidat. För att bredda utbudet och maximera chanserna att hitta rätt görs detta på flera olika sätt. Bland annat genom att se över deras existerande kandidatpool och genom att leta på webbplatser som LinkedIn. Har de dessutom tillsatt tjänster inom din bransch tidigare så kan de ha kontakt med kandidater som kan passa till din tjänst. Utöver det använder de sig av sitt kontaktnät i branschen, samt lägger ut annonser. De kommer sedan jobba hårt med urval och intervjuer för att hitta en matchning med kandidater.
Bemanningsföretaget kommer sedan presentera sina alternativ för dig. Du får själv välja om du vill intervjua kandidaterna eller inte. Poängen med egna intervjuer är att du ska känna dig bekväm med valet och att du ska få sista ordet. Den här typen av intervjuer brukar oftast gå snabbt eftersom du redan vet att kandidaterna är kvalificerade, det gäller bara att göra det slutgiltiga valet. Om du känner dig osäker på hur du genomför en sådan intervju kan du ringa din kontaktperson på bemanningsföretaget och fråga. Bemanningsföretaget deltar även gärna under dessa tillfällen som stöd under presentationen. De kommer garanterat att kunna komma med tips och insikter och har dessutom koll på både dig som företag och kandidaterna, så de kanske redan har en idé om vilken kandidat som är mest lämpad.
När du till sist har gjort ditt val är det dags att ta in din nya medarbetare. När den inhyrda medarbetarens första dag är det dags för att hälsa er nya medarbetare välkommen, introducera hen till kollegor och inleda arbetsintroduktionen. Detta läser du mer om i nästa kapitel.
Kapitel 3
Det går inte att understryka tillräckligt hur viktig en bra introduktion är för personalens prestation. De inhyrda medarbetarna kan dessutom omöjligt veta hur din arbetsplats fungerar, därför är det alltid bättre att förklara för mycket än för lite.
Kapitel 1 - Att leda inhyrd personal
Gå noga igenom arbetsuppgifterna och beskriv hur en vanlig arbetsdag ser ut. Vad är vanliga problem som brukar uppstå och hur löser man dem? Vad ska prioriteras och vad är mindre viktigt? Det kan vara hjälpsamt att sammanställa en checklista eller liknande som den inhyrda medarbetaren kan kika på i början. Var också tydlig med att det alltid går bra att fråga.
Att tydliggöra vad den inhyrda medarbetaren har för förväntningar på sig gör att hen redan i ett tidigt skede kan anpassa sina rutiner efter det. Är det exempelvis viktigt med självständighet så kan du genom att vara tydlig med det få den inhyrda medarbetaren att redan från början tänka i de banorna.
Se till att ni gör en riskbedömning i god tid innan den inhyrda medarbetaren börjar. Ge sen en tydlig genomgång av riskerna redan första dagen och försäkra dig om att din inhyrda medarbetare är medveten om vilka risker som finns och vad hen kan göra för att undvika dem. På så sätt kan du minska risken för olyckor. Detta blir såklart extra viktigt vid fysiskt arbete, särskilt om det rör sig stora maskiner eller dylikt. Om det rör sig om ett vanligt kontorsjobb så kanske riskerna inte är lika tydliga, men saker som brandrisk och utrymningsplan måste alla veta om innan arbetet kan börja.
Kapitel 2 - Att leda inhyrd personal
Precis som med dina anställda vill du såklart att din inhyrda personal ska trivas på din arbetsplats. Då inhyrd personal oftast bara är där tillfälligt under en kortare period löper de dock större risk att hamna i utanförskap. Det är därför bra att jobba lite extra för trivseln när du hyr in personal, och se till att personen känner sig som en del av teamet. Personal som trivs presterar dessutom bättre.
Att komma in i det sociala på ett nytt företag som inhyrd personal kan vara svårt. Det är inget som går att tvinga fram, men det finns lite tricks man kan göra för att underlätta. Ha som en del av introduktionen att berätta om lokaler, rutiner kring t.ex. luncher och om sociala normer som kan finnas. Se därefter till att skapa sammanhang där den inhyrda personalen på ett tryggt och avslappnat sätt kan bli en del av gemenskapen. Se exempelvis till att den eller de som är inhyrda är med på fikarasterna, be dina anställda att ta med dem på lunch lite då och då och bjud med dem på AW:n.
Ett bra sätt att få inhyrd personal att trivas är att helt enkelt inte skilja på vilka medarbatare som är inhyrda och vilka som är anställda. Ju mer de känner sig som en del av företaget desto bättre kommer de att trivas. Ha samma krav och var lika förlåtande. Se till att inte särbehandla åt varken det ena eller det andra hållet.
Även om du bara hyr personal under en kortare period är det alltid bra att löpande ge feedback. Berätta vad som fungerar och vad som inte gör det. Håll ögonen öppna, om det verkar som den inhyrda medarbetaren har svårt med något så ska du inte blunda för det. Var stöttande och kom med råd.
Kapitel 3 - Att leda inhyrd personal
Motivation är faktiskt sällan ett problem när det kommer till bemanning. Snarare tvärtom. Men för en minoritet kan det temporära bli ett problem med motivationen och för att motverka det finns vissa åtgärder.
Stämningen på ett företag smittar ofta av sig. Om det märks att de anställda inte är särskilt motiverade blir den inhyrda personalen lätt också mindre motiverad. Men om det däremot är högt tempo, bra arbetsmoral och en positiv attityd som råder så kommer den inhyrda personalen dras med i det. Vilket dessutom såklart motiverar alla på företaget.
Att jobba för ett företag som man tror på blir allt viktigare för jobbsökande. Ett företags värderingar är något som många tittar på när de söker jobb. De vill känna sig delaktiga i något större. Visa tydligt för era inhyrda medarbetare vad ni står för, vad ni jobbar mot och förklara varför. Det är inte säkert att de delar samma värderingar, men om de kan känna att deras arbete betyder något så kommer det garanterat att öka motivationen.
Det kanske bästa sättet att motivera på är den gamla hederliga moroten. Att visa att ett bra jobb ger positiva konsekvenser. Kan bemanningen leda till en anställning? Var i så fall tydlig med det redan i början och förklara hur man kan växa in i rollen. Om det inte är möjligt så kanske det finns andra saker ni kan belöna med, som att ge referenser och bra omdömen. Kanske rekommendera personen till ett annat företag. Gör vad ni kan för att den inhyrda ska ha något att sträva efter.
Skulle det mot förmodan inte fungera med en speciell konsult kontaktar du bemanningsföretaget. Seriösa bemanningsföretag följer löpande upp för att se hur det går och är beredda på att lösa eventuella problem. Oftast är det kostnadsfritt att byta ut en inhyrd medarbetare eftersom själva anställningen ligger hos bemanningsföretaget.
Kapitel 4
Kapitel 1 - Sammanfattning